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HIGHLIGHTS DER AUSGABE eLABZ: Der E-Austausch mit Laboren kommt TI: Umstellung zum Stichtag oder Funktionsende 03/25
eLABZ: Der E-Austausch mit Laboren kommt ................................. 04 Die ePA wird für Praxen Pflicht .............. 05 Existenzgründung mit Genuss ............... 06 TI: Umstellung zum Stichtag oder Funktionsende .......................... 08 O-TIS und die Mühe mit fremden Online-Terminsystemen ........................ 10 § 630 BGB: Dokumentieren Sie rechtssicher!... ................................ 12 Wir sind dann mal weg ........................ 13 Herbstmessen mit Partnern... ................ 14 FÜR EXISTENZGRÜNDER So arbeitet Ihr neue Mitarbeiter am besten ein ...................................... 16
Liebe Leserinnen und Leser, vor 50 Jahren begann die Reise Ihrer EVIDENT GmbH. Eine Reise, ver- bunden mit vielen Erinnerungen, Erfolgen und Begegnungen. Fünf Jahrzehnte stehen für Verlässlichkeit, Zusammenhalt und den Mut, immer wieder neue Wege zu gehen. Dieses Jubiläum ist daher nicht nur Anlass zum Feiern, sondern auch ein Moment, innezuhalten und Danke zu sagen. Mit Freude und Zuversicht blicken wir in die Zukunft – und freuen uns darauf, die nächsten Kapitel dieser besonderen Reise gemeinsam mit Ihnen zu gestalten. Unser größter Dank gilt den Menschen, die uns begleitet haben: Ihnen, unseren Mit- arbeitern und Partnern. Auch Sie haben EVIDENT geprägt und stark gemacht. Ihr Nicolas Heide 03
eLABZ: DER E-AUSTAUSCH MIT LABOREN KOMMT Der Austausch zwischen Praxen und Laboren wird einfacher. Möglich macht’s der elektronische Datenaustausch zwischen Dentallabor und Zahnarztpraxis, kurz eLABZ. Damit können dann über die Telematik-Infrastruktur (TI) Laboraufträge, Kostenvorschläge, Rechnungen usw. verschickt werden. Blaupause dafür ist das mittlerweile erprobte elektronische Beantragungs- und Ge- nehmigungsverfahren Zahnärzte (eBZ), das sowohl für Praxen als auch Versicherte einen sicheren und einfachen Rahmen mit weniger Bürokratie bietet. Das mitunter fehleranfällige Prozedere des manuellen Ablegens und Einlesens von XML-Dateien wird mit eLABZ verzichtbar, Labore können smarter ihre Rückfragen stellen, und für den Bereich KFO wird die Integration von fach- spezifischen Besonderheiten möglich. Eine Einschränkung gibt es freilich: Die Anbindung an die TI wird für die Dentallabore freiwillig sein; fraglich, inwiefern kleinere Labore mitziehen, die ausländischen können per se nicht an die TI angeschlossen werden. Unsere Software-Entwicklung hat begonnen, das Projekt umzusetzen. Wunschtermin ist Ende des Jahres, die definitive Dauer lässt sich jedoch schwer vorhersagen, da es u.a. noch gilt, willige Labore überhaupt erst an die TI anzuschließen, und dann muss das Verfahren noch ausgiebig getestet werden. Wir halten Sie in der nächsten Kundennews und ggf. in unserem Blog unter www.evident.de auf dem Laufenden, wann Sie das Modul online freischalten können. Über den Preis können wir Sie jetzt schon informieren: Das Modul kostet einmalig 300 Euro und 5 Euro Wartung monatlich. Bei Auslieferung beginnen wir mit dem Bereich ZE. eLABZ wurde zwischen dem GKV-Spitzenverband und dem Verband Deutscher Zahntechnik-Innungen (VDZI) vereinbart und ist eine Weiterentwicklung der Schnitt stelle Labor-Client des Verbandes Deutscher Dental software-Unternehmen (VDDS). 04
DIE ePA WIRD FÜR PRAXEN PFLICHT Stand heute, ist die Verwendung der Elektronischen Patientenakte für alle (ePA3) ab 1. Oktober 2025 Pflicht für Praxen, die Kassenpatienten behandeln. In EVIDENT ist das Modul integriert und für Sie kostenfrei; Sie können also loslegen und sich damit vertraut machen. Enthalten ist zum einen die elektronische Medikationsliste (eML), nicht zu verwechseln mit dem elektronischen Medikationsplan (eMP). Der eMP ist eine von Medizinern kuratierbare Medikamentenübersicht, während die eML anhand der verschriebenen und dispensierten Rezepte generiert wird. Die Daten für letztgenannte übernimmt die ePA automatisch vom eRezept-Fachdienst, ohne dass die Praxis etwas dafür zu tun hat. Sie wird per Ausstel- lung von e-Rezepten innerhalb der TI automatisch aktualisiert, lässt sich also nicht bearbeiten, jedoch als PDF herunterladen. Ansonsten enthält unser ePA-Modul alle technischen Grundlagen, um künftig weitere Funktionen aufnehmen zu können: So wird die ePA-Version 3.1 im kommenden Jahr u.a. das Zusammenspiel von eML und eMP sowie die Ausleitung von anonymisierten Daten aus der ePA an das Forschungsdatenzentrum Gesundheit zur Auswertung zugunsten der Arzneimitteltherapiesicherheit (AMTS) regeln. In den eMP, der bisher auf der eGK verfügbar war, können Leistungserbringer dann auch AMTS- relevante Zusatzinformationen wie Allergien und Unverträg- lichkeiten notieren bzw. lesen. In der aktuellen Version können Sie die ePA bzw. eML mit allen darin gespeicherten Versorgungsdaten sowie Dispensierinformationen in den Patien- ten-Stammdaten einsehen. In Ihrer EVIDENT-Software sind die ePA3-Funktionen zunächst inaktiv. Um sie zu nutzen, setzen Sie in den Arbeitsplatz-Einstellungen im Register Geräte & Schnittstellen einen Haken. Damit werden in den Patienten-Stammdaten, Register E-Health-Anwen- dungen, die Schaltfläche ePA-Übersicht und die eML aktiv. Mehr darüber erfahren Sie in den Aktuellen Neuerungen und der Referenzhilfe zum Thema. Unser Training Center wird zur Handhabung der ePA3 ein geeignetes Angebot erarbeiten. 05
EXISTENZ GRÜNDUNG MIT GENUSS Wie gründe ich meine eigene Zahnarztpraxis? Welche Fallstricke gibt es? Und wie finde ich heraus, ob der Schritt in die Selbstständigkeit überhaupt der richtige für mich ist? Wer sich als angestellter Zahnarzt solche Fragen stellt, kann sich noch kurzentschlossen für den 12. September 2025 bei uns anmelden. Das EVIDENT-Event Gründen mit Genuss verbindet Information, Austausch und Inspiration miteinander. 06
Gründen mit Genuss richtet sich an Zahnmediziner, die ihre Karriere selbst in die Hand nehmen möchten. In kompakten, praxisnahen Vorträgen geben erfahrene Referenten und Referentinnen Einblicke in die wichtigsten Themen rund um Praxisgründung, Finanzierung, Organisation und den Alltag in der Selbstständigkeit. Nicht als PowerPoint-Marathon, son- dern in ehrlichem und zugewandtem Austausch auf Augen- höhe. Neben dem fachlichen Input steht der persönliche Kontakt im Mittelpunkt. Denn gute Gespräche mit Kollegen, die ähnliche Überlegungen und Erfahrungen teilen, sind ebenso wertvoll wie eine Fachberatung. Auch die Referenten sind für Gespräche offen. Das Event bietet zudem ein besonderes Rahmenprogramm: gemeinsames Mittag- und Abendessen und als Erlebnis- Highlight eine Planwagenfahrt durch die Weinberge. Sinn liches Erleben trifft Perspektivenplanung – in herrlicher Landschaft. Die Teilnahme ist kostenfrei bei verbindlicher Anmeldung. Inklusive Verpflegung, einer Hotelüber- nachtung und jede Menge Ideen. Die Teilnehmer- zahl ist auf 15 begrenzt – wir möchten individuelle Beratung und familiäre Atmosphäre gewährleisten. Wer seine Selbständigkeit auf ein solides Funda- ment gründen will, geht an diesem Tag mit sach- dienlichem Know-how, echten Einblicken und wertvollen Kontakten möglicherweise einen entscheidenden Schritt zur neuen beruflichen Etappe. Teilnahmeberechtigt sind alle Zahnärzte, die mit dem Gedanken spielen, in den nächsten 2 bis 3 Jahren eine eigene Praxis zu gründen. Mehr Infos und Anmeldung hier. UNSERE EXPERTEN FÜR EUCH: v.l.n.r.: Lars Grözinger, Steuerberater Pütz, Zimmer & Partner mbB | Jens Schuchmann, Rechtsanwalt Pütz, Zimmer & Partner mbB | Bettina Glaubke, Referentin Opti health consulting GmbH | Andreas Schirmeier, Finanzberater ZSH GmbH | Stephan Isenberg, Gebietsverkaufsleiter, EVIDENT GmbH 07
TI: UMSTELLUNG ZUM STICHTAG ODER FUNKTIONSENDE Zum 1. Januar 2026 wird, Stand heute, die Nutzung der modernen und leistungsstarken Verschlüsse- lungsmethode ECC für die Telematikinfrastruktur verpflichtend eingeführt. Die bislang als Standard- Verschlüsselung verwendete RSA wird abgelöst. Damit eBZ, eRezept, eAU usw. weiterhin funktionsfähig bleiben, ist eine Umstellung auf ECC bis zum Jahresende Pflicht. Betroffen sind vor allem Konnektoren, Heilberufs- und Praxisausweise, sofern diese Komponenten ECC nicht bereits unterstützen. Ist Ihr TI-Dienstleister vor Ort (DVO) die VisionmaxX GmbH, können Sie sich zurücklehnen: Sollten Ihr Konnektor oder andere TI-Komponenten das höhere Sicherheitsniveau noch nicht unterstützen, wird VisionmaxX Sie in den kommenden Wochen kon tak- tieren, um mit Ihnen das weitere Vorgehen zu besprechen. Erhalten Sie keine Nachricht, können Sie davon ausgehen, dass es keinen Handlungsbedarf gibt. Haben Sie noch keinen DVO oder sind Sie mit dem Ihrigen unzufrieden, können Sie sich gerne an die VisionmaxX GmbH wenden, die Ihnen einen leichten und großzügigen DVO-Wechsel anbietet. Sie haben einen anderen DVO als VisionmaxX? Der ist in diesem Fall Ihr Ansprechpartner. Im EVIDENT- Menü Hilfe, Technische Dokumentation befindet sich die Anleitung, wie er im Konnektor-Manager das neue Zertifikat importiert. Mit dem Update zur Abrechnung des 3. Quartals im September haben wir die bereits vorhandene ECC- Unterstützung in Ihrer Software weiter optimiert. Die KBV informiert so: zum Artikel Zur Info seite der gematik: rsa2ecc-migration 08
DER WECHSEL ZU VISIONMAXX LOHNT SICH 1.600 unserer Anwender werden von VisionmaxX in TI-Angelegenheiten bestens betreut. Deshalb leiten wir Ihnen das hochattraktive Wechselangebot unseres langjährigen Partners gerne weiter: Sie wechseln kostenfrei und zahlen ab Umstellung für bis zu 12 Monate keine monatlichen Gebühren an VisionmaxX. Durch die zentralisierte Rechen zentrumslösung von VisionmaxX setzen Sie auf eine stabile Tele matik-Anbindung (TI as a Service). Sie genießen erfahrenen und bestens erreichbaren Support, der Sie mit Expertise und Effizienz unterstützt. Alle VisionmaxX-Techniker sind in EVIDENT trainiert, und wir unterhalten mit ihnen gemeinsame wöchentliche Meetings zur Lösung technischer Herausforderungen. VisionmaxX hat bereits viele Anbieterwechsel schnell und sicher umgesetzt. Erfahren Sie in 20 Minuten, inwiefern sich ein Wechsel lohnt. Buchen Sie ein kostenfreies Infogespräch mit VisionmaxX. Jetzt Termin buchen! Oder kontaktieren Sie VisionmaxX unter 06157-91493-62 oder ti-vertrieb@visionmaxx.net. WENN DIE TELEFONTECHNIK NICHT MITSPIELT Wie auch wir erleben die VisionmaxX-Kunden unter den EVIDENT-Anwendern unseren Partner als ausgesprochen zuverlässig und lösungsorientiert. Seit Januar leiten wir Telefonate an VisionmaxX weiter, die sich um technische Fragen zur Telematik-Infrastruktur drehen. Dachten wir zumindest. Denn unsere Telefonanlage hatte zeitweise technische Aussetzer, so dass einige Anrufer nicht an VisionmaxX weitergeleitet wurden. Dies ist zum Glück jetzt erkannt und korrigiert; alles funktioniert wieder wie gewohnt. Wir entschuldigen uns dafür und betonen, dass VisionmaxX für dieses Malheur keinerlei Mitverantwortung trägt. 09
O-TIS UND DIE MÜHE MIT FREMDEN ONLINE-TERMINSYSTEMEN Die MKG-Praxis der Dres. Wilck, Hanke und Petermann in Hamburg-Altona hatte sich im vergan- genen Jahr entschieden, die Anwendung von O-TIS einzustellen, um ein recht weit verbreitetes Online-Terminierungssystem zu nutzen. Die Idee war, über die Reichweite des Mitbewerbers die Zahl der Neupatienten zu steigern. Nach fünf Monaten beim Mitbewerber hat die EVIDENT-Pra- xis erkannt, dass sie mit O-TIS deutlich besser aufgestellt ist. Die Praxismanagerin, Frau Ankum, erzählt warum. EVIDENT: Aus welchem Grund waren Sie zum Mitbewerber gewechselt? Frau Ankum: Die Idee war, die Reich- weite und Sichtbarkeit Ihres Mitbewer- bers zu nutzen, um vielleicht die Zahl der Neupatienten zu steigern. Dieser Effekt ist allerdings ausgeblieben. Warum sind Sie wieder zu O-TIS zurückgekehrt? Das externe System hat uns viel zusätzliche Arbeit beschert, so dass das Kosten-Nutzen-Verhältnis deutlich schlechter als bei O-TIS war. Zum Beispiel? Letztlich hatten wir zwei Terminkalen- der, das TIS von EVIDENT und den des Mitbewerbers. Online vereinbarte Termine hatten wir also in die Kartei- karte bzw. TIS einzutragen, was bei O-TIS automatisch geschieht. Das heißt, immer aus EVIDENT zum System des Mitbewerbers verzweigen, die Historie öffnen, zurück in EVIDENT und dort händisch den Termin vermerken. Dass der nächste Termin des Patienten in der Karteikarte vermerkt ist, ist für unsere Rechnungserstellung unabding- bar. Ich habe es mal gestoppt, bei etwas über 100 Aufrufen von Patientenkartei- en plus Einträge bedeutet das eine Stunde Mehrarbeit. Und ich habe zwei Bildschirme zur Verfügung, im Gegen- satz zu meinen Kolleginnen, die dann noch mehr hin- und herklicken müssen. Gibt es noch Weiteres? Um zu sehen, ob eine Karteikarte nach der Behandlung kontrolliert wurde, hatten wir zwischen EVIDENT und dem anderen System hin- und herzuwech- seln. Das kostet abermals Zeit und ist überdies fehleranfällig, besonders wenn nur ein Bildschirm zur Verfügung steht. O-TIS ist deutlich einfacher, angenehmer und übersichtlicher. Weil alles eng und harmonisch mit EVIDENT verzahnt ist, entsteht sehr viel weniger Aufwand, mögliche Fehlerquellen sind minimiert. Frau Ankum, Praxismanagerin der MKG-Praxis der Dres. Wilck, Hanke und Petermann 10
O-TIS einfach terminieren! In O-TIS bzw. TIS sehe ich auf einen Blick in der Tagesansicht, welche Karten kontrolliert wurden, ohne zu scrollen oder zu klicken. In EVIDENT gibt es hierzu Auswertungen ... Während der Nutzung des Fremd- systems war für uns keine Auswertung möglich, welche Karteikarten noch nicht kontrolliert wurden. Das ist jedoch wichtig. Stattdessen blieben viele Karten unkontrolliert, da es viel zu aufwändig war, nachträglich die vergangenen Tage durchzugehen. Möglicherweise haben wir dadurch Honorar verloren. Sie nutzen auch den Urlaubs- planer von EVIDENT, der mit TIS verzahnt ist. Genau. Es gibt bei Ihrem Mitbewer- ber keine Anzeige pro Tag, welche Mitarbeiter im Urlaub oder krank sind. In TIS ist das sofort zu sehen, und so können wir problemlos planen. Während der Nutzung des Fremd- systems mussten wir erst in den Urlaubsplaner verzweigen und nachschauen, ob etwa genügend Assistenzen zur Verfügung stehen, wenn die Ärzte zusätzliche Termine vergeben möchten. Die Urlaube der Ärzte waren doppelt einzugeben, einmal in EVIDENT, zusätzlich im Fremdsystem. Wie bewerten Sie zum Abschluss O-TIS? O-TIS ist deutlich einfacher, angeneh- mer und übersichtlicher. Weil alles eng und harmonisch mit EVIDENT verzahnt ist, entsteht sehr viel weniger Auf- wand, mögliche Fehlerquellen sind minimiert. In O-TIS gebuchte Termine werden direkt ins TIS eingetragen. Die Terminbestätigungen funktionieren wunderbar. Und was mir ein besseres Bauchgefühl gibt: In O-TIS müssen die Patienten weniger persönliche Daten eingeben als bei Ihrem Mitbewerber. Vielen Dank für das Gespräch, Frau Ankum. 11
§ 630 BGB: DOKUMENTIEREN SIE RECHTSSICHER! Wenn Ihre Dokumentation nicht revisionssicher ist, so kann das, besonders in Streitfällen, eine Menge Komplikationen auslösen. Dabei enthält Ihre EVIDENT-Software eine Funktion, mit der sich Rechtsunsicherheiten vermeiden lassen. Die Rede ist vom Freigabemechanismus der Karteikarte, den wir schon vor einigen Jahren eingeführt haben und an den wir Sie gerne erinnern. Sie aktivieren ihn übers Menü Praxis, Stammdaten, Registerseite Praxis. Damit lassen sich Änderungen von Karteikarteneinträgen oder nachgetragene Patienteninformationen über die Änderungshistorie jederzeit nachvollziehen. Ist das nicht der Fall, fehlt Ihrer Dokumentation die Rechts- sicherheit. Dabei ist es doch auch bei eingeschaltetem Freigabemechanismus möglich, nachträglich Zeilen zu löschen oder einzufügen – nur erstellt das Programm dann eine nachvollziehbare Änderungshistorie, und die ist in jedem Fall wasserdicht. So schreibt § 630 BGB (Patientenrechtegesetz) vor, dass die Praxis nicht nur zur Dokumentation verpflichtet ist, sondern auch dass Änderungen von Eintragungen in der Karteikarte nur dann zulässig sind, wenn neben dem ursprünglichen Inhalt erkennbar bleibt, wann sie vorgenommen worden sind. Das heißt, auch die Änderung selbst inklusive Datum muss dokumentiert sein. Die Programmfunktion sieht vor, dass eine erfasste Dokumentation früher oder später freigegeben wird. Ab dem Moment der Freigabe ist sie unveränderbar fest gehalten. Dabei gilt: Je kürzer der Zeitraum zwischen Erfassung und Freigabe der Dokumentation ist, desto höher ist ihre Beweiskraft. Zur Auswahl stehen Ihnen drei Mechanismen: Automatisch nach Erfassung der Leistung, Manuell und Bei Abrechnung. Wir liefern das Programm mit deaktiviertem Freigabemecha- nismus aus, weil wir Ihnen die Entscheidungsfreiheit lassen wollen. Bitte beachten Sie, dass die Funktion erst ab dem Datum der Aktivierung greift, nicht rückwirkend. Wichtig: Ist er erst einmal aktiviert, lässt sich der Mechanismus nicht rückgängig machen. Für weitere Informationen lesen Sie bitte die Referenzhilfe, Stichwort Freigabemechanismen. 12 630
WIR SIND DANN MAL WEG Unser 50-jähriges Firmenjubiläum will gefeiert werden, und zwar auch und gerade mit unseren Mitarbeitern, die diesen Erfolg überhaupt erst möglich gemacht haben. Dies wollen wir bei einem verlängerten Wochenende in Paris tun. Da einige Mit arbeiter nicht dabei sein können, sind wir in der Lage, auch an besagtem Freitag, 5. September, für Sie da zu sein, allerdings nur sehr eingeschränkt. Das heißt, es ist mit längeren Wartezeiten zu rechnen. Vielleicht lässt es sich ja da und dort auch einrichten, dass Sie uns Ihr An liegen an einem anderen Tag schildern … Ansonsten danken wir Ihnen für Ihr Verständnis. Merci beaucoup! 13
HERBSTMESSEN MIT PARTNERN Nach der erfolgreichen IDS freuen wir uns bereits auf unsere Teilnahme an den Fachdentals im Herbst. Und weil es so viel Spaß gemacht hat, auch wieder zusammen mit unseren Kooperations- partnern Doctos, rose und iisii solutions. So sind denn unsere Messe-Highlights: Mit der Firebird-Datenbank-Version 5.0 verfügt EVIDENT nun über die derzeit modernste Datenbank dieser Art. Ein Umstieg lässt Ihre EVIDENT- Installation noch stabiler und sicherer laufen. Und das Potenzial Ihres modernen Servers oder Rechners voll aus nutzen. Besonders größere Praxen werden einen deutlichen Geschwindigkeitsvorteil in der täglichen Anwendung erleben. Das KI-gestützte Doctos ermöglicht es, während der Behandlung bequem Befund, Dokumentation und Karteileistungen über eine App per Spracheinga- be zu erfassen. Die App transkribiert Sprache in geschriebenen Text, der in Befund oder Leistungs- erfassung von EVIDENT eingetragen wird. Dabei analysiert eine KI den Sprechtext automatisch u.a. auf abrechnungsfähige Ziffern. 14
Mit DokFee von iisii solutions verfügt EVIDENT über ein KI-gesteuertes Tool für die komplette Kommunikation zwischen Praxis, Patienten, Laboren und Überwei- sern. Diese digitale Rezeption bündelt alle Patienten anliegen an einer Stelle, von wo aus sie bearbeitet werden können. Unschlagbar ist die nahtlose Verbindung mit EVIDENT und O-TIS. Neu ist das digitale Anamneseformular, das in einem intelligenten Dialog ausgefüllt und direkt zur Weiterverarbeitung an die Praxis übermittelt werden kann. Die Software von rose-metrics ermög- licht leistungsstarkes Controlling und Benchmarking. Diese digitalen Werk- zeuge optimieren Praxisabläufe, minimieren Fehler und steigern die Wirtschaftlichkeit der Zahnarztpraxis. Auch hier existiert eine Schnittstelle zu EVIDENT. Wir freuen uns schon jetzt auf den persönlichen Austausch mit Ihnen an unserem Messestand. Und von Messerabatten profitieren Sie natürlich auch… SEHEN WIR UNS HIER? infotage FACHDENTAL Stuttgart 10. bis 11. Oktober in Halle 8, Stand Nr. 8D37, Messe Stuttgart Bayerischer Zahnärztetag München 23. bis 25. Oktober, The Westin Grand München infotage FACHDENTAL Frankfurt 7. bis 8. November in Halle 5.0, Stand Nr. 5.0D42, Messe Frankfurt 15
FÜR SO ARBEITET IHR NEUE MITARBEITER AM BESTEN EIN Nach der Übernahme einer Praxis kommt es meist auch zur Einstellung neuer Mitarbeiter. Neue Kollegen gut einzuarbeiten, kostet Zeit. Noch mehr Zeit kostet es jedoch, sie schlecht einzuarbeiten. Dieser Blog-Artikel für Existenzgründer gibt Impulse, wie eine profunde und wertschätzende Einarbeitung ablaufen kann, damit die „Neuen“ möglichst schnell selbständig arbeiten können – vom Wissenstransfer seitens der „älteren Hasen“ über Patenschaften bis zu Willkommens paket oder FAQ-Katalog … Hier geht’s zum Artikel. Impressum: EVIDENT GmbH Eberhard-Anheuser-Str. 3 55543 Bad Kreuznach Tel. 06 71 · 21 79 · 0 Fax 06 71 · 21 79 · 100 info@evident.de www.evident.de Alle Beiträge sind von Mitarbeitern der EVIDENT GmbH verfasst. DRUCKVERSION DOWNLOADEN Design und Umsetzung: www.onlinedesign.eu